Ideš na godišnji odmor. Ili si bolestan par dana. Ili si prosto na putu bez pristupa mejlu. Klijent u međuvremenu pošalje pitanje, čeka odgovor, i ne zna da li si ga uopšte video.
Automatski odgovor (out of office / vacation responder) rešava tačno ovaj problem - svako ko ti napiše mejl u tom periodu, odmah dobija poruku da si odsutan, kada se vraćaš, i (po želji) koga drugog da kontaktira u međuvremenu.
Kako podesiti automatski odgovor kroz vebmejl (cPanel)
Ovo je najuniverzalniji način, jer radi bez obzira na to koju aplikaciju inače koristiš za mejl - postavlja se direktno na serveru.
- Prijavi se na vebmejl (webmail.tvojdomen.rs) ili direktno na cPanel.
- Ako si u cPanel-u, potraži opciju Email Accounts pa Autoresponders (Automatski odgovori) - ako si u vebmejlu, potraži Podešavanja (Settings) > Filteri (Filters) ili Vacation Message (Poruka o odsustvu).
- Klikni Dodaj automatski odgovor (Add Auto Responder / Create).
- Unesi Naslov (Subject) poruke, na primer "Odsutan sam do [datum]".
- Unesi tekst poruke u polje Body - kratko objašnjenje da si odsutan, do kog datuma, i alternativni kontakt ako postoji.
- Podesi Datum početka i Datum završetka (Start / Stop) - ovo je najbitniji deo, jer automatski odgovor prestaje sam od sebe na taj datum, bez da moraš ručno da ga isključiš.
- Sačuvaj klikom na Create ili Save.
Ako tvoj hosting nudi opciju datuma završetka, uvek je iskoristi - najčešća greška je da se automatski odgovor slučajno ostavi uključen i posle povratka, pa klijenti nedeljama dobijaju poruku da si "odsutan".
Kako podesiti automatski odgovor u Outlook-u
- Otvori Outlook i idi na Fajl (File) > Automatski odgovori (Automatic Replies).
- Izaberi Pošalji automatske odgovore (Send automatic replies).
- Ako želiš, uključi opciju Samo tokom ovog vremenskog perioda (Only send during this time range) i unesi datume početka i kraja - isto kao kod cPanel opcije, ovo sprečava da odgovor ostane uključen zauvek.
- Unesi tekst poruke u polje za unutar organizacije (Inside my organization) i, ako želiš drugačiju poruku za spoljne pošiljaoce, u polje van organizacije (Outside my organization).
- Klikni U redu (OK).
Kako podesiti automatski odgovor na Android telefonu (Gmail aplikacija)
- Otvori Gmail aplikaciju i dodirni tri linije u gornjem levom uglu.
- Skroluj nadole do Podešavanja (Settings), pa izaberi svoj mejl nalog.
- Potraži opciju Automatski odgovor (Vacation responder).
- Uključi je, unesi tekst poruke, i po želji datume početka i kraja.
- Sačuvaj izmene.
Napomena: ova opcija je dostupna samo ako je nalog dodat kao Google/Gmail tip naloga. Za naloge dodate ručno preko IMAP-a (opisano u prvom vodiču iz podrške), automatski odgovor se obično podešava isključivo preko vebmejla ili cPanel-a, ne kroz samu aplikaciju na telefonu.
Kako podesiti automatski odgovor na iPhone-u
iPhone-ova ugrađena Mail aplikacija nema sopstvenu opciju za automatski odgovor - ovo se uvek podešava preko vebmejla ili cPanel-a (opisano ranije u tekstu), a ne direktno na telefonu.
Ako koristiš poslovni mejl kroz Google Workspace ili Microsoft 365, automatski odgovor se podešava kroz njihov vebmejl (Gmail na računaru, ili Outlook web na outlook.office.com), pa se automatski primenjuje i na iPhone, pošto je to isti nalog.
Šta napisati u automatskom odgovoru
Dobra poruka je kratka i sadrži tri stvari: da si odsutan, do kada, i šta da radi osoba kojoj hitno treba pomoć.
- "Hvala na mejlu. Trenutno sam odsutan i vraćam se [datum]. Vaš mejl će biti pročitan po povratku."
- Ako imaš kolegu koji pokriva hitne slučajeve, dodaj: "Za hitne slučajeve, kontaktirajte [ime] na [mejl/telefon]."
- Izbegavaj da navodiš previše detalja o tome gde si ili zašto si odsutan - ove informacije nisu neophodne i nisu bezbednosno idealne da budu javne.
Najčešća pitanja
Da li automatski odgovor šalje poruku svaki put kad ista osoba piše, ili samo jednom? Zavisi od sistema, ali većina modernih servera šalje odgovor samo jednom po pošiljaocu u određenom vremenskom periodu (na primer, jednom svaka 24 sata), da ne bi dolazilo do ponavljanja pri duljoj prepisci.
Šta ako zaboravim da isključim automatski odgovor po povratku? Ako si uneo datum završetka prilikom podešavanja, odgovor se sam isključuje - to je glavni razlog zašto je bitno uvek koristiti tu opciju kad je dostupna.
Da li automatski odgovor utiče na to da li mejlovi i dalje stižu? Ne - automatski odgovor samo šalje poruku pošiljaocu, ali svi mejlovi i dalje normalno stižu u tvoj inbox i čekaju te da ih pročitaš po povratku.
Da li mogu da imam različit automatski odgovor za kolege iz firme i za spoljne klijente? Da, Outlook to podržava direktno (odvojena polja za "unutar" i "van" organizacije). Kod cPanel autoresponder-a, ova opcija obično ne postoji - ista poruka ide svima.
Na kraju
Automatski odgovor traje par minuta da se podesi, a čini razliku između klijenta koji strpljivo čeka tvoj povratak i klijenta koji, u tišini, odluči da potraži nekog drugog.
Pravilo koje vredi zapamtiti: uvek postavi datum završetka ako ta opcija postoji - to je jedina stvar koja garantuje da nećeš zaboraviti da ga isključiš.
