Firma raste, i odjednom više nije samo vlasnik taj koji treba da odgovara na recenzije, menja radno vreme ili dodaje fotografije na Google profil. Prvi instinkt je obično da se prosto podeli lozinka od Google naloga - ali to nosi rizik, i ne mora uopšte da bude potrebno.

Google Business Profil ima ugrađen sistem za dodavanje više ljudi na isti profil, sa različitim nivoima pristupa, bez deljenja ijedne lozinke. Evo tačno kako to radi.

Uloge unutar Google Business Profila

Pre nego što nekog dodaš, vredi razumeti tri moguće uloge - svaka nosi drugačiji nivo kontrole.

Vlasnik (Owner). Ima punu kontrolu - može da dodaje i uklanja druge ljude, briše profil, i menja sve podatke. Može postojati više vlasnika istovremeno.

Menadžer (Manager). Može da menja skoro sve - radno vreme, fotografije, odgovara na recenzije, objavljuje objave - ali ne može da ukloni vlasnika niti da obriše profil.

Menadžer sajta (Site manager). Ograničenija uloga, uglavnom fokusirana na upravljanje sajtom povezanim sa profilom, ako je primenjivo - u praksi se ređe koristi od prve dve.

Za većinu situacija - zaposleni koji treba da ažurira profil, ili agencija koja upravlja marketingom - uloga Menadžer je dovoljna i preporučena, jer daje potrebnu kontrolu bez rizika da neko slučajno obriše ceo profil.

Kako dodati novog korisnika, korak po korak

1. Prijavi se na business.google.com sa nalogom koji ima ulogu Vlasnik.
2. U levom meniju pronađi sekciju Ljudi i pristup (Business Profile settings > People and access), ili potraži direktno opciju Menadžeri (Managers).
3. Klikni na dugme Dodaj (Add) ili ikonicu plus (+).
4. Unesi mejl adresu osobe koju želiš da dodaš - preporučeno je da to bude njena lična Google mejl adresa (Gmail ili poslovna adresa povezana sa Google nalogom), ne deljena adresa firme.
5. Izaberi ulogu - Menadžer za većinu slučajeva, ili Vlasnik samo ako toj osobi zaista treba puna kontrola.
6. Klikni Pošalji poziv (Invite) ili Sačuvaj (Save).

Osoba koju si dodao dobija mejl obaveštenje sa pozivom - tek kad ona to prihvati, pristup zvanično počinje da važi.

Kako osoba prihvata poziv

1. Osoba koja je pozvana treba da proveri mejl (uključujući Spam folder, ako obaveštenje ne stigne odmah u Inbox) na adresu koju si uneo.
2. U mejlu se nalazi dugme ili link za prihvatanje poziva - klikom se otvara Google Business Profil.
3. Ako je osoba već prijavljena na Google nalog sa tom mejl adresom, pristup se odmah aktivira. Ako nema Google nalog sa tom adresom, prvo mora da ga napravi (besplatno, u par koraka).

Kako ukloniti nekome pristup

Ovo je podjednako bitno kao i dodavanje - kad zaposleni napusti firmu, ili agencija prestane da radi za tebe, pristup treba ukloniti odmah, ne "kad se seti".

1. Vrati se u sekciju Ljudi i pristup (People and access).
2. Pronađi ime ili mejl adresu osobe čiji pristup želiš da ukloniš.
3. Klikni na tri tačke (More options) pored njenog imena, pa izaberi Ukloni (Remove) ili Promeni ulogu (Change role) ako samo želiš da joj smanjiš nivo pristupa umesto da je potpuno ukloniš.

Kako preneti vlasništvo nad profilom

Ovo je posebno bitno ako je profil originalno napravila agencija ili osoba koja više ne radi sa tobom, a ti želiš da preuzmeš punu kontrolu.

1. Trenutni vlasnik treba da uđe u Ljudi i pristup, pronađe tebe (ako si već dodat kao Menadžer) i izabere opciju Učini vlasnikom (Make owner / Transfer ownership).
2. Ako nisi uopšte dodat na profil, prvo treba da te dodaju kao Menadžera (koraci ranije u tekstu), pa tek onda prebace ulogu na Vlasnika.
3. Ako stara agencija ili osoba više nije dostupna i ne odgovara, Google nudi proces Zatraži pristup (Request access) direktno sa stranice profila u pretrazi - ovo pokreće formalni zahtev koji Google razmatra, uz odgovarajuću proveru da si zaista povezan sa firmom.

Zašto ne treba deliti lozinku od Google naloga

• Ako više ljudi koristi isti nalog i istu lozinku, nemoguće je znati ko je tačno napravio koju izmenu
• Kad neko od tih ljudi napusti firmu, jedini način da se pristup ukine je promena lozinke za sve, što je nezgodno i lako se zaboravi
• Deljeni nalozi češće imaju slabije, lakše pogodive lozinke, jer se lozinka mora prenositi između više ljudi
• Google sistem uloga (Menadžer, Vlasnik) postoji baš zato da ovo uopšte ne bude potrebno

Najčešća pitanja

Koliko ljudi može istovremeno da ima pristup jednom profilu? Nema strogog ograničenja - profil može imati više vlasnika i više menadžera istovremeno, u zavisnosti od potreba firme.

Da li menadžer može da obriše ceo profil? Ne - brisanje profila i uklanjanje vlasnika su akcije rezervisane isključivo za ulogu Vlasnik, upravo da bi se sprečile ozbiljne, nenamerne greške.

Šta ako sam izgubio pristup profilu jer ga je napravila stara agencija koja se više ne javlja? Koristi opciju Zatraži pristup (Request access), dostupnu direktno sa profila firme u Google pretrazi - Google tada pokreće proces provere i, ako niko ne ospori zahtev, dodeljuje ti pristup.

Da li osoba mora da ima Gmail nalog da bi joj se dodelio pristup? Mora imati Google nalog, ali to ne mora nužno biti Gmail adresa - Google nalog može da se napravi i sa bilo kojom drugom mejl adresom (na primer, poslovnom adresom firme), potpuno besplatno.

Da li mogu da vidim istoriju izmena - ko je šta menjao na profilu? Google Business Profil trenutno ne nudi detaljnu javnu istoriju izmena po korisniku u okviru istog nivoa kao neki drugi alati, zbog čega je bitno svakome dodeliti sopstveni nalog umesto deljenja jednog - to je jedini pouzdan način da se zna ko je pristupao profilu.

Šta se dešava ako slučajno uklonim jedinog vlasnika, a ja sam samo menadžer? Menadžer ne može da ukloni vlasnika - ta opcija mu jednostavno nije dostupna u meniju, upravo iz bezbednosnih razloga.

Da li agencija koja mi vodi marketing treba da bude vlasnik ili menadžer? Preporučeno je da agencija dobije ulogu Menadžer, dok vlasništvo (Owner) ostaje kod tebe ili firme - tako zadržavaš punu kontrolu čak i ako jednog dana promeniš agenciju.

Na kraju

Dodavanje ljudi na Google Business Profil traje par minuta, a potpuno eliminiše potrebu za deljenjem lozinki i nejasnoćama oko toga ko sme šta da menja.

Ako trenutno više ljudi u firmi koristi isti Google nalog za profil, vredi to srediti čim pre - svakome dodeliti sopstveni pristup, sa ulogom koja odgovara njegovoj stvarnoj odgovornosti.