Pošalješ mejl sa računara - potpis izgleda uredno, sa imenom, funkcijom i brojem telefona. Pošalješ isti mejl sa telefona - potpis ili fali potpuno, ili piše "Sent from my iPhone".

Ovo je sitnica koju klijent svesno retko primeti, ali podsvesno je oseti - deluje neusklađeno, kao da firma nije potpuno organizovana. Dobra vest je da se rešava jednom, na svakom uređaju, i onda više nikad ne moraš da razmišljaš o tome.

Zašto se potpis ne prenosi sam od sebe

Potpis nije deo mejl naloga na serveru - to je podešavanje unutar svake pojedinačne aplikacije koju koristiš za slanje pošte. To znači da ako imaš mejl otvoren na telefonu, računaru i vebmejlu, potpis se mora uneti tri puta, zasebno, po jednom u svakoj aplikaciji.

Kako podesiti potpis u Outlook-u (desktop verzija)

1. Otvori Outlook, idi na Fajl (File) > Opcije (Options) > Pošta (Mail).
2. Klikni na dugme Potpisi (Signatures).
3. Klikni Novi (New) da napraviš novi potpis, i daj mu naziv (npr. "Poslovni potpis").
4. Unesi tekst potpisa - ime, funkciju, ime firme, telefon, i po želji logo firme kao sliku.
5. U padajućim menijima sa desne strane, izaberi ovaj potpis kao podrazumevani za Nove poruke (New messages) i za Odgovore/prosleđivanja (Replies/forwards).
6. Klikni U redu (OK) da sačuvaš.

Kako podesiti potpis u novom Outlook-u ili Outlook na vebu

1. Otvori Outlook (novu verziju ili outlook.office.com) i klikni na ikonicu zupčanika za Podešavanja (Settings).
2. Potraži Pošta (Mail) > Sastavljanje i odgovaranje (Compose and reply).
3. Unesi tekst potpisa u predviđeno polje.
4. Uključi opcije da se potpis automatski dodaje na nove poruke i odgovore.
5. Sačuvaj izmene.

Kako podesiti potpis na Android telefonu

1. Otvori Gmail aplikaciju, dodirni tri linije u gornjem levom uglu, pa Podešavanja (Settings).
2. Izaberi svoj mejl nalog sa liste.
3. Potraži opciju Potpis za mobilne uređaje (Mobile Signature).
4. Unesi tekst potpisa - na mobilnom je najbolje da bude kraći nego na računaru, bez slika ili loga, samo osnovni podaci.
5. Sačuvaj izmene.

Kako podesiti potpis na iPhone-u

1. Otvori Podešavanja (Settings) na telefonu.
2. Skroluj do Mail, pa izaberi Potpis (Signature).
3. Ako imaš više mejl naloga, izaberi Po nalogu (Per Account) da svaki nalog ima svoj potpis, ili Svi nalozi (All Accounts) za isti potpis svuda.
4. Obriši podrazumevani tekst "Sent from my iPhone" i unesi svoj potpis.

Važna napomena: iPhone potpis podržava samo običan tekst, bez mogućnosti dodavanja slike ili loga direktno kroz ovu opciju - to je ograničenje same iOS aplikacije, ne nešto što možeš da zaobiđeš iz podešavanja.

Kako podesiti potpis na Mac računaru

1. Otvori aplikaciju Mail, idi na Mail u gornjem meniju > Podešavanja (Settings) > Potpisi (Signatures).
2. Klikni na plus (+) da dodaš novi potpis.
3. Unesi tekst, i po želji prevuci sliku (logo) direktno u polje za potpis.
4. Sa desne strane, poveži potpis sa odgovarajućim mejl nalogom.

Kako podesiti potpis u Thunderbird-u

1. Idi na Alati (Tools) > Podešavanja naloga (Account Settings).
2. Izaberi svoj mejl nalog sa leve strane.
3. Pronađi polje Tekst potpisa (Signature text) i unesi potpis - za formatiran potpis sa slikom, uključi opciju HTML pored polja.
4. Sačuvaj izmene zatvaranjem prozora podešavanja.

Zašto slike i logo ne rade uvek u potpisu

Ovo je čest izvor frustracije - potpis sa logom izgleda odlično na računaru, a na telefonu logo jednostavno ne postoji.

• Neke mobilne aplikacije (poput osnovnog iOS Mail podešavanja) uopšte ne podržavaju slike u potpisu, samo čist tekst
• Čak i kad slika radi, neki primaoci imaju podešeno da automatski blokiraju slike u mejlovima, pa umesto loga vide prazan prostor ili ikonicu "slomljene slike"
• Zbog ovoga, praktičan pristup je da glavni, formatiran potpis sa logom koristiš na računaru (Outlook, Mac Mail, Thunderbird), a jednostavan, tekstualni potpis (ime, funkcija, telefon, mejl) na telefonu

Šta treba da sadrži dobar poslovni potpis

• Ime i prezime
• Funkcija ili pozicija u firmi
• Naziv firme
• Broj telefona
• Link ka sajtu (opciono)
• Logo firme (opciono, samo tamo gde se pouzdano prikazuje)

Izbegavaj prekomplikovane potpise sa previše linkova, citata, ili velikih slika - oni deluju haotično i sporije se učitavaju, posebno na mobilnim mrežama.

Najčešća pitanja

Da li mogu jednom da podesim potpis i da važi svuda automatski? Ne - kao što je opisano, svaka aplikacija (Outlook, Gmail app, iPhone Mail, Mac Mail, Thunderbird) ima sopstveno, odvojeno podešavanje potpisa. Mora se uneti u svaku pojedinačno.

Zašto moj logo izgleda razvučeno ili neproporcionalno u potpisu? Najčešće zato što je originalna slika prevelika ili pogrešnih proporcija - najbolje je unapred pripremiti logo u manjoj, tačnoj veličini (na primer, širine oko 150-200 piksela) pre nego što se ubaci u potpis.

Da li svi zaposleni treba da imaju identičan potpis? Preporučeno je da format bude isti (raspored, boje, font), sa samo ličnim podacima koji se razlikuju (ime, funkcija, direktan broj telefona) - to gradi dosledan utisak firme.

Da li potpis usporava slanje mejla? Ne primetno, osim ako sadrži veoma veliku sliku - u tom slučaju vredi smanjiti veličinu fajla slike pre ubacivanja u potpis.

Na kraju

Podešavanje potpisa na svim uređajima traje desetak minuta ukupno, ali se radi samo jednom - posle toga, svaki mejl koji pošalješ, sa bilo kog uređaja, izgleda profesionalno i dosledno.

Ako trenutno šalješ poštu bez potpisa ili sa podrazumevanim "Sent from my iPhone", to je jedna od najbržih stvari koje možeš danas da popraviš.