Die Firma wächst, und plötzlich ist nicht mehr nur der Inhaber derjenige, der auf Bewertungen antworten, Öffnungszeiten ändern oder Fotos zum Google-Profil hinzufügen soll. Der erste Instinkt ist meist, einfach das Passwort des Google-Kontos zu teilen - das birgt aber Risiken und ist oft gar nicht nötig.

Das Google-Unternehmensprofil hat ein eingebautes System, um mehrere Personen zum selben Profil hinzuzufügen, mit unterschiedlichen Zugriffsebenen, ganz ohne ein Passwort zu teilen. So funktioniert das genau.

Rollen innerhalb des Google-Unternehmensprofils

Bevor du jemanden hinzufügst, lohnt es sich, die drei möglichen Rollen zu verstehen - jede bringt eine andere Kontrollebene mit sich.

Inhaber (Owner). Hat volle Kontrolle - kann andere Personen hinzufügen und entfernen, das Profil löschen, und alle Angaben ändern. Es können mehrere Inhaber gleichzeitig existieren.

Manager. Kann fast alles ändern - Öffnungszeiten, Fotos, auf Bewertungen antworten, Beiträge veröffentlichen - kann aber keinen Inhaber entfernen oder das Profil löschen.

Website-Manager (Site manager). Eingeschränktere Rolle, hauptsächlich auf die Verwaltung der mit dem Profil verknüpften Website fokussiert, falls zutreffend - in der Praxis seltener genutzt als die ersten beiden.

Für die meisten Situationen - ein Mitarbeiter, der das Profil aktualisieren soll, oder eine Agentur, die das Marketing betreut - reicht die Rolle Manager völlig aus und wird empfohlen, da sie die nötige Kontrolle gibt, ohne das Risiko, dass jemand versehentlich das ganze Profil löscht.

Wie du einen neuen Nutzer hinzufügst, Schritt für Schritt

1. Melde dich bei business.google.com mit einem Konto an, das die Rolle Inhaber hat.
2. Suche im linken Menü den Bereich Nutzer und Zugriff (Business Profile settings > People and access), oder direkt die Option Manager (Managers).
3. Klicke auf den Button Hinzufügen (Add) oder das Plus-Symbol (+).
4. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die du hinzufügen möchtest - empfohlen ist ihre persönliche Google-E-Mail-Adresse (Gmail oder eine geschäftliche, mit einem Google-Konto verknüpfte Adresse), nicht eine geteilte Firmenadresse.
5. Wähle die Rolle - Manager für die meisten Fälle, oder Inhaber nur, wenn diese Person tatsächlich volle Kontrolle braucht.
6. Klicke auf Einladung senden (Invite) oder Speichern (Save).

Die hinzugefügte Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Einladung - erst wenn sie diese akzeptiert, gilt der Zugriff offiziell.

Wie die Person die Einladung annimmt

1. Die eingeladene Person sollte ihre E-Mail prüfen (auch den Spam-Ordner, falls die Benachrichtigung nicht sofort im Posteingang erscheint), auf die Adresse, die du eingegeben hast.
2. In der E-Mail befindet sich ein Button oder Link zum Annehmen der Einladung - ein Klick öffnet das Google-Unternehmensprofil.
3. Ist die Person bereits mit dieser E-Mail-Adresse bei Google angemeldet, wird der Zugriff sofort aktiviert. Hat sie kein Google-Konto mit dieser Adresse, muss sie zuerst eines erstellen (kostenlos, in wenigen Schritten).

Wie du jemandem den Zugriff entziehst

Das ist genauso wichtig wie das Hinzufügen - verlässt ein Mitarbeiter die Firma, oder arbeitet eine Agentur nicht mehr für dich, sollte der Zugriff sofort entfernt werden, nicht "wenn man dran denkt".

1. Gehe zurück in den Bereich Nutzer und Zugriff (People and access).
2. Finde den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person, deren Zugriff du entfernen möchtest.
3. Klicke auf die drei Punkte (More options) neben ihrem Namen, und wähle Entfernen (Remove), oder Rolle ändern (Change role), falls du nur die Zugriffsebene reduzieren statt sie komplett zu entfernen möchtest.

Wie du die Inhaberschaft des Profils überträgst

Das ist besonders wichtig, wenn das Profil ursprünglich von einer Agentur oder Person erstellt wurde, die nicht mehr mit dir zusammenarbeitet, und du die volle Kontrolle übernehmen möchtest.

1. Der aktuelle Inhaber sollte in Nutzer und Zugriff gehen, dich finden (falls du bereits als Manager hinzugefügt bist) und die Option Zum Inhaber machen (Make owner / Transfer ownership) wählen.
2. Bist du noch gar nicht zum Profil hinzugefügt, musst du zuerst als Manager hinzugefügt werden (Schritte weiter oben im Text), bevor die Rolle auf Inhaber übertragen wird.
3. Ist die alte Agentur oder Person nicht mehr erreichbar und antwortet nicht, bietet Google den Prozess Zugriff anfordern (Request access) direkt von der Profilseite in der Suche an - das startet eine formelle Anfrage, die Google prüft, mit einer entsprechenden Bestätigung, dass du tatsächlich mit der Firma verbunden bist.

Warum man das Passwort des Google-Kontos nicht teilen sollte

• Nutzen mehrere Personen dasselbe Konto und Passwort, ist unmöglich nachzuvollziehen, wer genau welche Änderung vorgenommen hat
• Verlässt eine dieser Personen die Firma, ist der einzige Weg, den Zugriff zu entziehen, das Passwort für alle zu ändern - umständlich und leicht vergessen
• Geteilte Konten haben häufiger schwächere, leichter zu erratende Passwörter, da das Passwort zwischen mehreren Personen weitergegeben werden muss
• Genau deshalb gibt es das Google-Rollensystem (Manager, Inhaber) - damit das gar nicht erst nötig ist

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Personen können gleichzeitig Zugriff auf ein Profil haben? Es gibt keine strikte Begrenzung - ein Profil kann mehrere Inhaber und mehrere Manager gleichzeitig haben, je nach Bedarf der Firma.

Kann ein Manager das gesamte Profil löschen? Nein - das Löschen des Profils und das Entfernen von Inhabern sind Aktionen, die ausschließlich der Rolle Inhaber vorbehalten sind, genau um ernste, unbeabsichtigte Fehler zu verhindern.

Was, wenn ich den Zugriff auf mein Profil verloren habe, weil es von einer alten Agentur erstellt wurde, die sich nicht mehr meldet? Nutze die Option Zugriff anfordern (Request access), verfügbar direkt vom Firmenprofil in der Google-Suche - Google startet dann einen Prüfprozess und gewährt dir Zugriff, falls niemand die Anfrage bestreitet.

Muss die Person ein Gmail-Konto haben, um Zugriff zu erhalten? Sie braucht ein Google-Konto, das muss aber nicht zwingend eine Gmail-Adresse sein - ein Google-Konto lässt sich auch mit jeder anderen E-Mail-Adresse (zum Beispiel der geschäftlichen Adresse der Firma) kostenlos erstellen.

Kann ich sehen, wer welche Änderungen am Profil vorgenommen hat? Das Google-Unternehmensprofil bietet derzeit keine so detaillierte, öffentliche Änderungshistorie pro Nutzer wie manche andere Tools - deshalb ist es wichtig, jedem sein eigenes Konto statt eines geteilten zu geben, das ist der einzige verlässliche Weg, um nachzuvollziehen, wer Zugriff hatte.

Was passiert, wenn ich versehentlich den einzigen Inhaber entferne, obwohl ich nur Manager bin? Ein Manager kann keinen Inhaber entfernen - diese Option steht ihm im Menü gar nicht zur Verfügung, genau aus Sicherheitsgründen.

Sollte die Agentur, die mein Marketing betreut, Inhaber oder Manager sein? Empfohlen wird, dass die Agentur die Rolle Manager erhält, während die Inhaberschaft (Owner) bei dir oder der Firma bleibt - so behältst du die volle Kontrolle, selbst wenn du eines Tages die Agentur wechselst.

Zum Schluss

Personen zum Google-Unternehmensprofil hinzuzufügen dauert ein paar Minuten und beseitigt vollständig die Notwendigkeit, Passwörter zu teilen und Unklarheiten darüber, wer was ändern darf.

Nutzen aktuell mehrere Personen in der Firma dasselbe Google-Konto für das Profil, lohnt es sich, das so schnell wie möglich zu ordnen - jedem seinen eigenen Zugriff geben, mit einer Rolle, die seiner tatsächlichen Verantwortung entspricht.